¿Cómo definir objetivos de procesos?

¿Cómo definir los objetivos de procesos?

Con el fin de realizar un correcto enfoque basado en procesos y que los procesos definidos cumplan la razón por la que fueron creados y estructurados, es importante definir los objetivos para cada proceso. Como práctica, generalmente aceptada, las organizaciones realizan caracterizaciones de procesos con la información necesaria para orientar a las personas dentro de la organización, aunque no es una camisa de fuerza ya que dicha descripción de los procesos se puede realizar en otros documentos como manuales, diagramas, etc.

Una adecuada definición de un objetivo de proceso, permite entre otras cosas:

• Propiciar la practicidad dentro del mismo, evitando que se realicen actividades irrelevantes que no aportan al cumplimiento de su razón de ser.
• Permitir a las personas que participan en cada proceso hallar sentido a sus funciones y responsabilidades.
• Incentivar la organización de los procesos y su coordinación con otros procesos dentro de la organización.
• Identificar los riesgos de procesos de manera más acertada y objetiva.
• Medir los aspectos que son relevantes para la organización.

¿Cómo definir los objetivos de procesos dentro de la organización?

Se debe dar respuesta a las siguientes preguntas:

• ¿Qué hace el proceso?
• ¿Cómo lo hace?
• ¿Para que lo hace?

Algunos ejemplos de objetivos de procesos son:

Proceso de Gestión del Talento Humano:

      Administrar el talento humano a través de las actividades de selección, contratación, inducción, entrenamiento, capacitación, compensación, bienestar, evaluación y desvinculación para contar con personal competente para el desarrollo de las funciones de la organización.

Proceso de Tecnología:

      Administrar la infraestructura tecnológica a través del desarrollo de software, implementación de hardware y software y mantenimiento de los sistemas actuales para asegurar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información.

Transición a la nueva versión de ISO 9001

Muchas personas y organizaciones se encuentran preparando su estrategia para hacer frente a los requisitos de la norma ISO 9001: 2015, sin duda el cambio genera inquietud  y por eso a continuación quisiera proporcionar algunas herramientas que les facilitará la vida en el momento de realizar la transición:

1. Diagnóstico:

Es un paso primordial tanto si ya se tiene implementado un sistema de gestión con los requisitos de la versión 2008, como si se pretende empezar de cero en la implementación del sistema de gestión. 

Para realizar el diagnóstico se deberán recorrer todos los procesos que se abarcan dentro del alcance definido y evaluar los requisitos y la forma en que se están cumpliendo dentro de la organización identificando las brechas que deben ser abordadas y priorizadas en el plan de trabajo.

Es importante que el responsable cuente con conocimiento previo de la norma para lo cual se puede consultar el siguiente video y las entradas anteriores del presente blog:

En el siguiente link se puede consultar un ejemplo de diagnóstico para ISO 9001:2015: para descargar el archivo haga clic aquí.

2. Definición del Plan de Trabajo:

Lo más importante para la planificación es contemplar las restricciones del mismo en relación con los tiempos de los responsables ya que ellos tienen otras actividades y compromisos con sus propios procesos, dichos tiempos deben ser concertados para evitar frustraciones e incumplimientos.

En el archivo que subí tambien se encuentran los campos para definir el plan de trabajo.

3. Socializar el plan de trabajo a los responsables y partes interesadas:

Este paso es muy importante ya que asegura el compromiso de los interesados y responsables en el cumplimiento del proyecto, de igual forma el mayor aliado debe ser la alta dirección, ya que este rol será quien exija a cada responsable el cumplimiento de las actividades y dará orientación en relación con la priorización de actividades en los procesos.

4. Capacitar al personal:

En la siguiente tabla presento algunas recomendaciones de los temas a divulgar a cada interesado:

INTERESADO GENERAL ESPECÍFICO Alta Dirección Cambios de la norma ISO Responsabilidades de la dirección Gestión de Riesgos Auditores Internos Cambios de la norma ISO Procedimiento de Auditoría Líderes de proceso Cambios de la norma ISO Temas que aplican según cada proceso (por ejemplo al proceso compras se le explican los requisitos del numeral 8.4) Todo el personal Cambios de la norma ISO Temas que aplican según cada proceso (por ejemplo al proceso compras se le explican los requisitos del numeral 8.4)
Para apoyar el proceso de comunicación se puede descargar un folleto de expectativa aquí. 5. Ejecutar el plan de trabajo: Para garantizar el éxito del proyecto deberá cumplir los tiempos definidos en el plan de trabajo. 6. Hacer seguimiento: Genera un informe a una frecuencia definida en el que se informe el estado del proyecto de implementación.